Kobieta i mężczyzna we własnym biurze uśmiechają się przed laptopem, ponieważ zrozumieli księgowość początkującej firmie w Holandii.

Księgowość początkującej firmy w Holandii i administracja – podstawy, które musisz znać jako przedsiębiorca

/w

Zakładanie firmy w nowym kraju to ekscytujące wyzwanie. Jednak często wiąże się też z obawami dotyczącymi formalności, które warto mieć pod kontrolą od pierwszego dnia. Dlatego, zanim wyruszysz na podbój holenderskiego rynku, zobacz, jak działa administracja i księgowość początkującej firmy w Holandii. Na szczęście nie musisz być ekspertem od podatków. W tym artykule dowiesz się, co trzeba wiedzieć, by księgowość w Twojej firmie była uporządkowana, zgodna z przepisami i nie spędzała Ci snu z powiek. 

Czego dowiesz się z artykułu?

Podstawy systemu księgowego w Holandii

Zacznijmy od potrzebnej teorii. Holenderski system księgowy bazuje na tzw. rachunkowości kontynentalnej (znanej również jako system europejski). Oznacza to, że głównym celem prowadzenia ksiąg rachunkowych jest pokazanie rzeczywistej kondycji finansowej firmy poprzez dokładne zestawienie bilansu, czyli aktywów i pasywów.

Jeśli więc chcesz działać jako przedsiębiorca, poznaj podstawowej terminy.

  • Aktywa (bezittingen) – wszystko, co posiada Twoja firma i co ma wartość finansową (np. środki na koncie, sprzęt, zapasy).
  • Pasywa (schulden) – kapitał własny oraz zobowiązania firmy, czyli np. kredyty, faktury do zapłaty, podatki.
  • Przychody (inkomsten/omzet) – wpływy do firmy, głównie z tytułu sprzedaży produktów lub usług.
  • Wydatki (uitgaven/kosten) – wszystkie koszty związane z prowadzeniem firmy.
  • Bilans (balans) – pokazuje aktywa i pasywa firmy na konkretny dzień.
  • Rachunek zysków i strat (winst-en-verliesrekening) – pokazuje, ile firma zarobiła i jakie poniosła koszty w danym okresie (np. kwartale czy roku), prezentując wynik finansowy – zysk lub stratę.

Księgowość początkującej firmy w Holandii – od czego zacząć?

Przede wszystkim musisz zarejestrować swoją firmę. Jeśli zdecydujesz się na jednoosobową działalność gospodarczą ZZP lub spółkę VOF, rejestracji dokonasz w Holenderskiej Izbie Handlowej (KVK). Po wszystkim Twoja firma zostaje automatycznie zgłoszona do fiskusa, a Ty dostajesz numer BTW (odpowiednik polskiego NIP-u). Więcej informacji na ten temat znajdziesz w artykule Jak założyć firmę w Holandii.

Faktury w holenderskim systemie podatkowym

Twoje faktury to wizytówka firmy, a także niezwykle istotny dokument księgowy. Holenderskie przepisy stawiają przed nimi konkretne wymagania. 

Aby faktura była prawidłowa, musi więc zawierać:

  • dane Twoje i klienta – nazwa, adres, numery KVK i BTW;
  • numer Twojego rachunku bankowego jako sprzedawcy;
  • numer faktury;
  • datę wystawienia i termin płatności;
  • opis usługi lub towaru;
  • kwoty netto, brutto i obowiązującą stawkę VAT,
  • walutę płatności.

Na rynku dostępne są liczne programy do fakturowania, które automatyzują ten proces i pomogą Ci uniknąć błędów.

Dokumenty oraz archiwizacja, czyli księgowość początkującej firmy w Holandii i każdej innej

W Holandii porządek w dokumentach to obowiązek, a nie opcja. Prowadząc firmę, musisz zatem archiwizować:

  • faktury wystawione i otrzymane;
  • potwierdzenia transakcji i ewidencję gotówki, które dokładnie obrazują całą historię finansową Twojej działalności;
  • umowy i korespondencję z wszystkimi kontrahentami, w tym tez e-maile czy oferty;
  • ewidencję czasu pracy oraz podróży służbowych (samochodem i transportem publicznym);
  • dokumenty podatkowe, np. dekoracje podatku dochodowego i BTW;
  • dokumentację dotyczącą nieruchomości.

Dokumenty możesz przechowywać papierowo (segregatory) lub cyfrowo (np. Google Drive, specjalne oprogramowanie księgowe). Belastingdienst akceptuje obie formy, o ile dane są łatwo dostępne podczas ewentualnej kontroli. Możesz również zlecić księgowość, w tym prawidłowe i terminowe archiwizowanie wszystkich dokumentów, zewnętrznej firmie księgowej.

Jak długo trzeba przechowywać dokumenty?

  • Dane podstawowe (księga główna, faktury, dokumentacja płacowa) – minimum 7 lat.
  • Dokumenty związane z nieruchomościami i dane obsługi kompleksowej (One Stop Shop) – minimum 10 lat.
  • Pozostałe dane – zazwyczaj również 7 lat, z możliwością skrócenia tego czasu (po uzgodnieniu z Belastingdienst).
Kalkulator z napisem TAXES oraz wyliczenia i wykresy symbolizujące obowiązki podatkowe i księgowość początkującej firmie w Holandii.

Podatki, deklaracje i rozliczenia a wymagania Holenderskiego Urzędu Skarbowego wobec przedsiębiorców

Masz działalność gospodarczą w Holandii, masz też obowiązki podatkowe, w tym terminowe i poprawne rozliczanie podatków oraz składanie deklaracji.

Podatek dochodowy (Inkomstenbelasting en Premie Volksverzekeringen)

Każdy przedsiębiorca prowadzący działalność w Holandii na własny rachunek musi rozliczyć się z podatku dochodowego. Składasz więc roczną deklarację dotyczącą wszystkich swoich przychodów, kosztów oraz należnych składek na ubezpieczenia społeczne. 

Rozliczenia dokonujesz raz w roku za dany rok podatkowy w terminie do 1 maja roku następnego. Jednak można wystąpić o przedłużenie terminu, nawet do września. Obowiązują progi podatkowe, które w 2025 r. wynoszą odpowiednio dla dochodów:

  • od 0 do 38 441 euro – 35,82%;
  • od 38 441 do 76 817 euro – 37,48%;
  • powyżej 76 817 euro – 49,50%.

Warto jednak obniżyć podatki w Holandii, korzystając z ulg podatkowych. Musisz jednak spełnić kilka warunków. Jednym z nich kryterium godzinowe tzw. Urencriterium, czyli obowiązek przepracowania minimum 1225 godzin w ciągu roku kalendarzowym na rzecz własnej firmy.

Podatek VAT (BTW-aangifte)

Jeśli roczne obroty Twojej firmy przekroczą 20 000 euro, obowiązkowo stajesz się płatnikiem VAT (BTW). Standardowa stawka wynosi 21%. Deklaracje VAT składasz zazwyczaj kwartalnie – do końca miesiąca następującego po danym kwartale. 

Pamiętaj, że masz prawo do odliczenia VAT-u od zakupów firmowych, co może zmniejszyć Twoje zobowiązania wobec fiskusa. Co więcej, jeśli Twoje roczne zobowiązania z tytułu BTW nie przekraczają 20 000 euro, możesz rozważyć zwolnienie KOR.

Pozostałe podatki

  • Zatrudniasz innych? Twoim obowiązkiem jest regularne odprowadzanie zaliczek na podatek dochodowy oraz składek na ubezpieczenia społeczne od wynagrodzeń pracowników (podatek od wynagrodzeń – Loonheffing).
  • A może jesteś właścicielem spółki BV – z ograniczoną odpowiedzialnością? Wtedy musisz pamiętać o corocznej deklaracji i podatku od zysków spółki (Vennootschapsbelasting).

Kilometrówka – formalność i szansa na oszczędności

Masz auto służbowe? Wykorzystujesz je również prywatnie? Jeśli rocznie nie przekraczasz 500 kilometrów jazdy prywatnej, możesz uniknąć tzw. bijtelling, czyli doliczania wartości auta do dochodu firmy i wyższych podatków. Musisz jednak szczegółowo oraz prawidłowo udokumentować swoje przejazdy – na wypadek kontroli holenderskiej skarbówki.

Kiedy natomiast używasz własnego samochodu do celów biznesowych, możesz odliczyć od podatku 0,23 euro za każdy kilometr służbowej trasy, np. do urzędu czy na spotkanie z klientem.

Do prowadzenia kilometrówki wystarczy zwykły arkusz kalkulacyjny. Musi jednak zawierać następujące dane:

  • marka i numer rejestracyjny pojazdu;
  • stan licznika przed i po trasie;
  • dokładne miejsce startu i zakończenia podróży;
  • data i cel przejazdu (służbowy lub prywatny).

Księgowość początkującej firmy w Holandii w Pol-Advies

Rozpoczęcie działalności w Holandii to świetna decyzja. Pamiętaj jednak, że nie musisz być ekspertem od wszystkiego. Jeśli administracja i księgowość w początkującej firmie (lub takiej, która już działa dłużej na rynku) przerastają Cię i przytłaczają, skorzystaj z pomocy biura księgowego Pol-Advies.

Działamy sprawnie, rzetelnie, zgodnie z aktualnymi przepisami oraz terminami. Dzięki temu zyskujesz spokój ducha i w pełni skupiasz się na rozwijaniu swojej firmy w kraju tulipanów. Dlatego skontaktuj się z nami już dziś i przekonaj się, jak wiele możesz zyskać, mając po swojej stronie ekspertów z Pol-Advies.

Umów się na spotkanie